jueves, 13 de mayo de 2010

ESTRUCTURA DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS DE UNA EMPRESA.
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Índice.
1. Introducción.

· Introducción.
La estructura funcional de la empresa, guarda relación con los mercados con los que se relaciona. La estructura básica del organigrama de una empresa, está formada por cinco funciones básicas, dependientes de la dirección general y plasmadas en sus respectivos departamentos, son:
Cada uno de estos departamentos, tiene unas funciones específicas y se relaciona con los diferentes mercados. Así:

El Departamento Comercial, se relaciona con el mercado de clientes compradores.

El Departamento Financiero, se relaciona con el mercado financiero.

El Departamento de Producción y Técnico, se relaciona con el mercado tecnológico.

El departamento de Aprovisionamientos, se relaciona con el mercado de proveedores.

El Departamento de Recursos Humanos, se relaciona con el mercado laboral.

Estos departamentos, desarrollan una serie de trabajos o funciones, que pueden ser más o menos numerosas, según la dimensión de la empresa y el grado de detalle que se desee establecer.
Todo este proceso organizativo, esta encaminado a cumplir los objetivos de la empresa, que finalmente se dirigen hacia la optimización del resultado, y a una estructura organizativa más flexible y sencilla.

De todos estos departamentos, nos vamos a centrar en el departamento de recursos humanos, que a continuación pasamos a analizar.

· El departamento de recursos humanos.

-El departamento de recursos humanos, ha sufrido una importante evolución.
Es uno de los departamentos con un trabajo más duro, que se basa sobre todo en la negociación y relación permanente con la parte laboral. Esto ha hecho que sean puestos de los mejor remunerados y con mayor rotación, debido en gran parte a la gran presión a la que están sometidos estos profesionales.

-Las funciones genéricas principales de los profesionales de este departamento son:
Ser conocedor de las nuevas técnicas de la normativa laboral, tanto desde el punto de vista teórico como de su aplicación práctica en la empresa.

-Ser flexibles, pero a la vez duros en las relaciones, que deben guardar equilibrio, tanto en las relaciones con el empresario, gerente y accionistas, como con los trabajadores, el comité de empresa y los sindicatos.

-Seleccionar y promocionar al personal, con la correspondiente adecuación de las personas a los puestos más adecuados.

-Deben de preocuparse de que existan buenos programas de formación, a todos los niveles y para todos los puestos, y con el olfato suficiente para saber que quien trabaja en la empresa debe tener la adecuada motivación, de la que se derivará un buen rendimiento laboral.

· organigrama del departamento r.r.h.h

La plantilla de estos departamentos es muy variable dependiendo del tamaño de la empresa, aunque usualmente suelen constar de un Director de Departamento, un técnico de recursos humanos, especializado en el departamento en que trabaje, y uno o varios administrativos.

Con respecto a la ubicación del departamento de RR.HH. en el organigrama, suele estar situado debajo del director general o del gerente, formando parte de los departamentos comunes de la empresa, o bien ser un staff dependiente de la Dirección General, funcionando a modo de asesoría.En este caso, el Director General suele provenir del departamento de recursos humanos

· El Director de Recursos Humanos.

El director de recursos humanos depende directamente del Director General o del Gerente en su caso. Es el puesto más alto del departamento de RR.HH. y debe coordinar todas las acciones del resto de subordinados y debe reunir las cualidades descritas en el apartado anterior.

· Departamento Administrativo y laboral.

Este departamento comprende la administración de personal y las relaciones laborales.

· Administración de personal.

Se ocupan de:

El contrato de trabajo.

Acceso al trabajo (demanda de empleo; oferta; INEM; Oficinas de colocación).
Contrato de trabajo (requisitos, condiciones de validez, nulidad, forma).
Periodo de prueba.
Regulación laboral de naturaleza especial.
Modificación del contrato de trabajo.
Suspensión y extinción del contrato de trabajo.
La contratación temporal.
Seguridad Social
Responsabilidad en el pago de obligaciones
Régimen General de la Seguridad Social.
Afiliación y alta del trabajador.
Cotización.
Recaudación y cuotas.
Retención de la cuota obrera.
Acción protectora, prestaciones.
Incapacidad temporal e invalidez permanente.
Desempleo y jubilación.
La retribución.
Sistema de compensaciones en el Grupo.
Aspectos legales de la retribución.
Gestión de la nomina.
Pensiones.
Fondos de Pensiones.
La fiscalidad en el ámbito laboral.
Retenciones e ingresos a cuenta.
Obligaciones formales de información.
Indemnizaciones por extinción de la relación laboral.
Responsabilidad por el incumplimiento de obligaciones fiscales.
Convenio colectivo.
Aspectos que afectan al área de administración
Beneficios sociales.

· Relaciones Laborales.

Las funciones de esta parte del departamento son:
La representación de los trabajadores de la empresa.
Relaciones con los sindicatos.
Relaciones con los Comités de Empresa.
Negociaciones colectivas.
Conflictos colectivos.

· Departamento de selección de personal.

Los técnicos de este departamento suelen ser psicólogos. Definen las necesidades de selección y llevan a cabo el proceso. Funciones:


Sistemas de selección de personal.

Criterios.
Evaluación de candidatos.
La entrevista.
Nuevas técnicas para la selección de personal: Assessment Centers, In-Basket, Dinámicas de grupo.
Proceso de Incorporación a la empresa.
Bienvenida.

· Departamento de formación.

Las funciones más importantes son:

Políticas de formación.
Definición de las necesidades de formación.
Definición de las acciones de formación.
Gestión de la formación.
Evaluación de la formación.
Plan de formación anual.

· Departamento de desarrollo de RR.HH.
Se ocupan de:

Definición de puestos.
Sistemas de planificación de RR.HH.
La evaluación de capacidades y potencial.
Identificación: técnicas. El modelo del Grupo.
Planificación de carreras.
Desarrollo de carreras.
Plan de sucesión.
Sistemas de evaluación del desempeño.
Distintos tipos de modelos: ventajas e inconvenientes.
Modelos del Grupo.
Sistemas de optimización de la actividad laboral.
Encaje persona/puesto.
Programas de cambio funcional.
La función de formación.
Identificación de necesidades y clientes.
Desarrollo de actividades.
El clima laboral y la cultura de empresa.
Motivación, satisfacción y rendimiento en el trabajo: Teorías y técnicas de intervención.
La comunicación en la empresa.
La resolución de conflictos.

· Departamento de prevención de riesgos laborales.

Este departamento sólo suele existir en empresas con más de 500 trabajadores.
Sus funciones más importantes son:
Análisis de riesgos.
Acciones de prevención.
Aplicación de la legislación (de 1995).
Los departamentos de formación, desarrollo de RR.HH., y prevención de riesgos laborales, trabajan coordinadamente y están muy relacionados.

· Servicio de salud laboral.

No existe si la empresa es pequeña. Suele estar formado por un médico y un ATS ,cuyas funciones principales serán:
Servicios de urgencia.
Reconocimientos médicos.

· Departamento de comunicación.

Este departamento sólo existe en empresas muy grandes.
Realizan los planes de comunicación externa e interna, desde el punto de vista de acciones periódicas o puntuales.
1
Dirección
General
Técnico/
Producción
Comercial
Administración y Finanzas
Aprovisionamientos
Recursos
Humanos
Dpto.
Administrativo/ Laboral
Dpto.
Selección
Dpto.
Desarrollo
RR.HH.
Dpto.
Formación

Dpto.
Prevención
Riesgos
Laborales
Servicio de ESTRUCTURA DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS DE UNA EMPRESA.

La depreciación es el mecanismo mediante el cual se reconoce el desgaste que sufre un bien por el uso que se haga de el. Cuando un activo es utilizado para generar ingresos, este sufre un desgaste normal durante su vida útil que el final lo lleva a ser inutilizable. El ingreso generado por el activo usado, se le debe incorporar el gasto correspondiente desgaste que ese activo a sufrido para poder generar el ingreso, puesto que como según señala un elemental principio económico, no puede haber ingreso sin haber incurrido en un gasto, y el desgaste de un activo por su uso, es uno de los gastos que al final permiten generar un determinado ingreso.
Al utilizar un activo, este con el tiempo se hace necesario reemplazarlo, y reemplazarlo genera un derogación, la que no puede ser cargada a los ingresos del periodo en que se reemplace el activo, puesto que ese activo genero ingresos y significo un gasto en mas de un periodo, por lo que mediante la depreciación se distribuye en varios periodos el gasto inherente al uso del activo, de esta forma sol se imputan a los ingresos los gastos en que efectivamente se incurrieron para generarlo en sus respectivos periodos.
Otra connotación que tiene la depreciación, vista desde el punto de vista financiero y económico, consiste en que, al reconocer el desgaste del activo por su uso, se va creando una especie de provisión o de reserva que al final permite ser reemplazado sin afectar la liquidez y el capital de trabajo de la empresa. Supongamos que una empresa genera ingresos de $1.000 y unos costos y gastos que sin incluir la depreciación son de $700, lo que significa que la utilidad será de $300, valor que se distribuye a los socios. Supongamos también, que dentro de esos $300 que se distribuyen a los socios, están incluidos $100 por concepto de depreciación, que al no incluirla permiten ser distribuidos como utilidad; que pasaría en 5 años cuando el activo que genera los $1.000 de ingresos se debe reemplazar; sucede que no hay recursos para adquirir otro, puesto que estos recursos con que se debía reemplazar fueron distribuidos. De ahí la importancia de la depreciación, que al reconocer dentro del resultado del ejercicio el gasto por el uso de los activos, permite, además de mostrar una información contable y financiera objetiva y real, permite también mantener la capacidad operativa de la empresa al no afectarse su capital de trabajo por distribución de utilidades indebidas.
La depreciación, como ya se mencionó, reconoce el desgaste de los activos por su esfuerzo en la generación del ingreso, de modo pues, que su reconocimiento es proporcional al tiempo en que el activo puede generar ingresos. Esto es lo que se llama vida útil de un bien o un activo. Durante cuanto tiempo, un activo se mantiene en condiciones de ser utilizado y de generar ingresos.
La vida útil es diferente en cada activo, depende de la naturaleza del mismo. Pero por simplicidad y estandarización, la legislación Colombiana, ha establecido la vida útil a los diferentes activos clasificándolos de la siguiente manera:
Inmuebles (incluidos los oleoductos) 20 años
Barcos, trenes, aviones, maquinaria, equipo y bienes muebles 10 años
Vehículos automotores y computadores 5 años
Decreto 3019 de 1989.
Aunque la vida útil de los activos ha sido fijada por norma, esta no es inflexible, puesto que en la realidad económica, algunos activos ya sea por su naturaleza o por el uso que se les de, puede tener una vida útil diferente a la establecida por decreto, razón por la cual, el legislador consecuente con esta realidad, en el artículo 138 del Estatuto Tributario, establece la posibilidad de fijar una vida útil diferente, previa autorización del director general de impuestos nacionales.
Respecto a la depreciación, se suele hablar de una depreciación contable y una fiscal, puesto que contablemente, aunque la vida útil, por lo general es la misma que en la fiscal, se pueden utilizar diferentes Métodos de depreciación, de los cuales algunos no son aceptados fiscalmente, aunque la norma tributaria es muy general al permitir su calculo por cualquier “sistema de reconocido valor técnico autorizado por el subdirector de fiscalización de la administración de impuestos o su delegado. La vida útil de los activos esta regulada por una norma tributaria (Decreto 3019 de 1989), por lo que respecto a la vida útil de los activos, mal se puede hablar de una depreciación contable o fiscal. Esta diferencie se presenta, principalmente en los métodos de depreciación y en el tratamiento que se le de cómo deducción. Ya que fiscalmente, la depreciación de algunos activos tiene tratamientos especiales, como puede ser el caso de los bienes recibidos en arrendamiento leasing (Art. 127-1, E.T).
Respecto a la contabilización (forma de llevarse a la Contabilidad) de la depreciación, esta es un crédito en la cuenta del activo respectivo (1592) disminuyéndolo, y un debito en la cuenta de gastos (5160 o 5260). La depreciación que se lleva a la cuenta del activo se denomina depreciación acumulada, puesto que esta año a año se va acumulando la alícuota correspondiente hasta depreciar completamente el activo, lo que conlleva a que al final de la vida útil del activo, el valor de la depreciación acumulada sea igual al valor del activo, lo que lo deja con un saldo cero
e entiende por vida útil el tiempo durante el cual un activo puede ser utilizado, tiempo durante el cual puede generar renta.
Toda empresa para poder operar, para poder desarrollar su objeto social requiere de una serie de activos fijos, los cuales, como consecuencia de su utilización, se desgastan hasta el punto de quedar inservibles.
Algunos activos, por su naturaleza y destinación, o por el uso que se haga de ellos, pueden tener mayor vida útil que otros.
En términos generales, la ley a considerado que los vehículos y computadores tienen una vida útil de 5 años, la maquinaria y equipo tiene una duración de 10 años y las edificaciones y construcciones tendrán una vida útil de 20 años.
Estos valores, claro está, no son siempre reales, puesto que habrán vehículos que duren mas de 5 años y otros que duran menos. Igual con cualquier otro activo.
En el caso de los terrenos, se consideran que su vida útil es indefinida, algo que dependiendo de su destinación puede o no ser cierto. Es el caso de los terrenos dedicados a la agricultura, estos después de un tiempo, y si no se hace el mejor uso de ellos, quedan inservibles, aunque físicamente siguen existiendo, pero pierden su utilidad para su propósito inicial.
La vida útil es tomada como referencia para la depreciación de los activos fijos, para lo cual se divide el valor del activo por su vida útil para determinar la alícuota de depreciación [esto en el método de la línea recta, pues existen otros].
La vida útil de un activo puede extenderse si se le hacen reparaciones y adiciones, como por ejemplo cuando se repotencia un vehículo.
Por regla general todos los activos fijos se deprecian, pero existe algunas excepciones, por lo que existen unos pocos activos fijos que no son susceptibles de depreciar.
Recordemos que el objetivo de la depreciación es reconocer en el estado de resultados el desgasto que sufre todo activo como consecuencia de su utilización.
Como la depreciación es el reconocimiento de un gasto producto de la utilización de un activo, cuando este no está en condiciones de ser utilizado, naturalmente que no será depreciado.
En este grupo tenemos los edificios en construcción o la maquinaria y equipo en montaje. Mientras estos activos se estén construyendo o montando, no podrán ser utilizados y por tanto no serán objeto de depreciación. Se depreciarán una vez estén en capacidad de ser utilizados y de generar ingreso, por consiguiente se debe asociar a ese ingreso el gasto que ha contribuido a generarlo.
Otro activo fijo que no se deprecia son los terrenos. Estos, por disposición legal no son objeto de depreciación, aunque en algunos cazos valdría la pena revisar esta postura.
La ley ha partido del supuesto que los terrenos no se desgastan por su uso, puesto que 100 M2 serán siempre 100 M2, pero en casos como los terrenos dedicados a la agricultura sí que se pueden desgastar, aunque igualmente nunca disminuirá su área por la utilización del terreno.
No obstante, un terreno utilizado por la agricultura, al cabo de algunos años su productividad habrá llegado al mínimo, e inclusive hay terrenos que después de un largo uso quedan completamente inservibles. Si bien estos terrenos se pueden rehabilitar mediante cuantiosas inversiones, el proceso de agotamiento continuará irremediablemente, por tanto, debe existir alguna forma de reconocer la perdida de productividad de un terreno.
Igual sucede cuando el terreno se ve afectado por un deslizamiento, como suele suceder en nuestras cordilleras, donde fincas completas simplemente desaparecen, debe entonces en este caso existir un mecanismo que permita reconocer estas situaciones y su impacto en la estructura financiera de la empresa o el comerciante.

PASOS PARA CREAR UNA EMPRESA:

VERIFIQUE EL NOMBRE O RAZÓN SOCIAL.
· En el puesto de información de cualquiera de las Sedes de la Cámara de Comercio, puede solicitar un volante para la consulta de nombres.
· Diligencie el formulario con los nombres que desea consultar y la actividad a la que se va a dedicar.
· Cancele el valor de la consulta la cual cuesta $1.500.
· Presente el formulario diligenciado en las ventanillas de Cámara de Comercio y el empleado le indicará cuando reclamarlo, con el fin de saber si puede usar dicho nombre o no debido a que ya existe o hay alguno similar.

Una vez aprobado el nombre pase a hacer lo siguiente:

ELABORE LA MINUTA CON EL SIGUIENTE CONTENIDO BÁSICO:

· Los datos de los socios constituyentes: nombres completos, cédulas, nacionalidad, estado civil y domicilio.

· La clase o tipo de sociedad que se constituye y el nombre de la misma.

· El domicilio de la sociedad y de las sucursales que se establezcan.

· El negocio de la sociedad (objeto social), enunciando en forma clara y completa las actividades principales.

· El capital social pagado por cada socio. Si es una sociedad por acciones se deberá expresar el capital suscrito y pagado, la forma como se cancelarán las cuotas y el valor nominal de las acciones representativas del capital. (ver paso uno).

· Se debe expresar como se administrará la sociedad, las facultades de los administradores, las asambleas y juntas de los socios, según lo establecido legalmente para cada tipo de sociedad (para mayor información vea el código de comercio).

· Los días y la forma de convocar y constituir la asamblea o junta de socios ya sea de manera ordinaria o extraordinaria, y la forma como se decidirá en un determinado asunto.
· Las fechas en que se deben hacer los balances generales y como se distribuirán las utilidades, así como también la reserva legal.

· La duración de la empresa y sus causales para disolverla, y la forma de liquidarla.
· Establecer el representante legal de la sociedad con su domicilio, sus facultades y obligaciones.
Modelo de minuta de una sociedad limitada:

En la ciudad de Medellín, departamento de Antioquia, República de Colombia, a primero de julio de mil novecientos noventa y ocho, el señor Juan Martínez Robledo y Oscar Rueda Osorio, mayores de edad, con domicilio en Medellín, identificados con las cédulas de ciudadanía números ........................................, obrando en nombre propio, manifestaron que constituirán una sociedad de responsabilidad limitada la cual se regirá por las normas establecidas en el código de comercio y en especial por los siguientes estatutos:

Artículo 1: Nombre o razón social: la sociedad se denominará "XY Limitada".

Artículo 2: Domicilio: el domicilio principal será en la ciudad de Medellín, Departamento de Antioquia, República de Colombia, sin embargo la sociedad puede establecer sucursales, en otras ciudades del país como en el exterior.

Artículo 3: Objeto social: la compañía tiene por objeto social: diseño, producción y comercialización de productos y servicios de publicidad gráfica y compra y venta de materias primas. En el desarrollo y cumplimiento de tal objeto puede hacer en su propio nombre o por cuenta de terceros o con participación de ellos, toda clase de operaciones comercial, sobre bienes muebles o inmuebles y construir cualquier clase de gravamen, celebrar contratos con personas naturales o jurídicas, efectuar operaciones de préstamos, cambio, descuento, cuentas corrientes, dar o recibir garantías y endosar, adquirir y negociar títulos valores.

Artículo 4: Duración de la sociedad: se fija en 10 años, contados desde la fecha de otorgamiento de la escritura. La junta de socios podrá mediante reforma, prolongar dicho término o disolver extraordinariamente la sociedad, antes de que dicho término expire.

Artículo 5: el capital de la sociedad es la suma de $10.000.000.

Artículo 6: cuotas: El capital social se divide en diez cuotas o acciones de un valor nominal de un millón de pesos, capital y cuotas que se encuentran pagadas en su totalidad de la siguiente forma: El socio Juan Martínez Robledo, suscribe el ochenta por ciento en ocho cuotas de valor nominal y paga en efectivo el valor de $8.000.000. El socio Oscar Rueda Osorio suscribe el veinte por ciento y paga en efectivo el valor de $2.000.000. así los aportes han sido pagados íntegramente a la sociedad.

Artículo 7: Responsabilidades: la responsabilidad de cada uno de los socios se limita al monto de sus aportes.

Artículo 8: Aumento del capital: el capital de los socios puede ser aumentando por nuevos aportes de los socios, por la admisión de nuevos socios o por la acumulación que se hicieron de utilidades por determinación de común acuerdo de los socios.

Artículo 9: Cesión de cuotas: las cuotas correspondientes al interés social de cada uno de los socios no están representadas por títulos, ni son negociables en el mercado, pero sí pueden cederse. La cesión implicará una reforma estatutaria y la correspondiente escritura será otorgada por el representante legal, el cedente y el cesionario.

Artículo 10: Administración: la administración de la sociedad corresponde por derecho a los socios, pero estos convienen en delegarla en un gerente, con facultades para representar la sociedad. Esta delegación no impide que la administración y representación de la sociedad, así como el uso de la razón social se someta al gerente, cuando los estatutos así lo exijan, según la voluntad de los socios.
Requiere para su validez el consentimiento de todos los socios, la ejecución o ejercicio de los siguientes actos o funciones: 1. Disponer de una parte de las utilidades líquidas con destino a ensanchamiento de la empresa o de cualquier otro objeto distinto de la distribución de utilidades.

Artículo 11: Reuniones: la junta de socios se reunirá ordinariamente una vez por año, el primer día de Marzo a las 10:00 de la mañana en las oficinas del domicilio de la compañía.

Artículo 12: Votos: en todas las reuniones de la junta de socios, cada socio tendrá tantos votos como cuotas tenga en la compañía. Las decisiones se tomaran por número plural de socios que represente la mayoría absoluta de las cuotas en que se halla dividido el capital de la sociedad, salvo que de acuerdo con estos estatutos se requiera unanimidad.

Artículo 13: La sociedad tendrá un gerente y un subgerente que lo reemplazará en sus faltas absolutas o temporales. Ambos elegidos por la junta de socios para períodos de un año, pero podrán ser reelegidos indefinidamente y removidos a voluntad de los socios en cualquier tiempo. Le corresponde al gerente en forma especial la administración y representación de la sociedad, así como el uso de la razón social con las limitaciones contempladas en estos estatutos. En particular tendrá las siguientes funciones (enumere todas aquellas que considere pertinente)..............

Artículo 14: Inventarios y Balances: mensualmente se hará un Balance de prueba de la sociedad. Cada año a 31 de Diciembre se cortarán las cuentas, se hará un inventario y se formará el Balance de la junta de socios.

Artículo 15: Reserva Legal: aprobado el Balance y demás documentos, de las utilidades líquidas que resulten, se destinará un 10% de reserva legal...........

Articulo 16: La sociedad se disolverá por: 1. La expedición del plazo señalado para su duración. 2. La pérdida de un 50% del capital aportado. 3. Por acuerdo unánime de los socios. 4. Cuando el número de socios exceda de veinticinco. 5. Por demás causales señaladas en la ley.

Artículo 17: Liquidación: disuelta la sociedad se procederá a su liquidación por el gerente salvo que la junta de socios resuelva designar uno o más liquidadores con sus respectivos suplentes, cuyos nombramientos deberán registrarse en la Cámara de Comercio del domicilio de la ciudad.
De esta manera se debe detallar toda la información referente a la sociedad con da uno de los aspectos mencionados en el contenido básico.


Nota:
Los artículos de los estatutos, deben ser normas de carácter permanente y general, deben constituir reglas estables que No requieran de ajustes.
En cuanto al diseño de los estatutos puede redactarse todos los artículos que le convengan a la organización, pero teniendo presente no establecer artículos para los estatutos que se conviertan en un limitante para el desarrollo de la empresa en lo relativo a operaciones comerciales o administrativas.

IR A LA NOTARÍA:
Para nuestro ejemplo el valor que se debe pagar en la Notaría para un capital de $10.000.000, es de $115.000, allí procederán a hacerle lo siguiente:
· Le transcribirán su minuta conformando así la Escritura Pública, firmada por el notario con los sellos respectivos y adicionalmente por los socios con la cédula y sus huellas.

REALIZAR EL PAGO DEL IMPUESTO DE REGISTRO SOBRE LA ESCRITURA:
Realizar el pago del impuesto de registro sobre la escritura de constitución en la oficina de Rentas Departamentales, edificio Antioquia en la avenida Primero de Mayo con Palacé en Medellín o en los estancos oficiales.

ADQUIRIR EL FORMULARIO DE MATRÌCULA MERCANTIL:

Adquirir en la Cámara de Comercio el formulario de Matrícula Mercantil "Sociedades Comerciales", el cual tiene un costo de $2.000, posteriormente debe presentar en la ventanilla de la Cámara de Comercio lo siguiente:

· El formulario de matrícula mercantil diligenciando, junto con el volante de "consulta de nombres" aprobado.

· Dos copias autenticadas de la escritura pública de constitución de la sociedad, en la que debe aparecer el nombramiento del representante legal. En el caso de ser empresa unipersonal, el documento privado sino se constituyó por escritura pública.

· Recibo de pago del impuesto de Registro expedido por Rentas Departamentales.

· Carta de cada una de las personas nombradas, como: representantes legales, junta directiva y revisor fiscal cuando sea el caso.

· Documento de identificación del representante legal.

· Permiso de funcionamiento de la sociedad, en caso de hallarse sujeta a vigilancia estatal.

· En caso de aporte de inmuebles al capital social, acreditar el pago del impuesto de anotación y registro (boleta de rentas).

· Solicitar en la taquilla de la Cámara de Comercio el valor de la liquidación de los derechos de matrícula.

· Cancelar los derechos de matrícula. Al momento del pago le entregarán un recibo con el cual podrá reclamar el certificado de su matrícula, así como las copias de los formularios, las escrituras y las cartas de aceptación. Según nuestro ejemplo para un capital de $10.000.000 se debe cancelar $176.000.

· Obtener copia del certificado de existencia y representación legal de la sociedad.

· Luego de haber realizado la inscripción, usted podrá solicitar a la Cámara de Comercio, el certificado de existencia y representación, es un documento que le permite al comerciante o sociedad realizar algunos trámites (inscripción ante la administración de impuestos, industria y comercio, etc.) o simplemente acreditar su matrícula en el registro mercantil.

REGISTRO DE LIBROS DE COMERCIO:

Están compuestos por los libros de contabilidad, libros de actas, libros de registro de aportes, comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones.

Una vez matriculada la sociedad o empresa, el propietario de esta o el representante legal debe presentar y solicitar el registro de los libros de comercio, con carta dirigida a la Cámara de Comercio y diligenciar el formulario de solicitud respectivo. Los libros son los siguientes:

· Libro auxiliar: se lleva para registrar detalladamente en orden cronológico las cuentas principales, totalizando débitos, créditos y saldo que pasa al final de cada período al libro diario y al libro mayor, este libro no requiere ser registrado en la Cámara de Comercio.

· Libro caja - diario: en este libro se pasan las operaciones contables en orden cronológico, en forma individual o por resúmenes que no excedan de un mes.

· Libro mayor: en este libro se pasan las operaciones por cuentas utilizando el sistema de partida doble; permitiendo establecer el resumen mensual de todas las operaciones para cada cuenta.

· Libro inventario y balance: se debe hacer un inventario y un balance general al iniciar sus actividades y por lo menos una vez cada año para conocer en forma clara y completa la situación del patrimonio.

· Libro de accionistas: en el se escriben las acciones, anotando el título, el número y la fecha de inscripción, al igual que los cambios de propietario.

· Libro de actas: los libros de actas pueden ser de dos clases: libros de actas de asamblea de socios y libro de acta de junta directiva. El primero lo deben llevar todas las sociedades, el segundo solo en las que posean junta directiva.

En los libros de actas, deben anotarse en orden cronológico las actas de las reuniones, las cuales deberán ser firmadas por el secretario y presidente de la reunión.
La primera hoja de cada libro debe presentarse rotulados (marcados) a lápiz en la parte superior con el nombre de la sociedad y la destinación que se dará a cada libro, así como numerarse consecutivamente y no tener ningún registro contable.

Los pasos a seguir en la Cámara de Comercio:

· Llevar el formato, la carta y los libros en cualquier taquilla de la Cámara de Comercio.

· Pagar los derechos de inscripción de los libros. Al momento de cancelar le entregarán el recibo de pago con el cual podrá reclamar los libros registrados, en la fecha que allí se indica. Actualmente cada libro tiene un costo de $15.000.

· Cuando le entreguen los libros, verifique que la primera página de cada libro registrado este sellado por la Cámara de Comercio y rubricadas todas las demás.
IR A LA DIAN:

Ir a la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), para que obtenga el número de identificación tributaria (NIT), el cual es necesario para identificarse en el desarrollo de las actividades comerciales. Para este número de identificación, el cual es expedido en una tarjeta, se debe realizar el trámite correspondiente en la DIAN, que se encuentre en el municipio donde se está domiciliado. Pasos a seguir:

· Con el certificado de existencia y representación que solicite en la Cámara de Comercio, diríjase a la DIAN y solicite el formulario de RUT (registro único tributario), por medio del cual se puede realizar los siguientes trámites, entre otros:

o Asignación de NIT

o Inscripción en el registro de vendedores si es responsable de IVA.

· Una vez adquirido y diligenciado el formulario, preséntese ante la DIAN, con los siguientes documentos:

o Formulario de RUT diligenciado en original y dos copias.

o Copia de la escritura pública de constitución.

o Certificado de existencia y representación, expedido por la Cámara de Comercio, con fecha no mayor a tres meses antes de su presentación.

o Fotocopia de la cédula del representante legal.

El registro de Impuestos sobre las ventas (IVA), se puede hacer en el momento de realizar la solicitud del NIT. Los responsables del régimen simplificado no tienen obligación de declarar el IVA, los responsables del régimen común deben hacerlo bimestralmente en las fechas que indique el calendario tributario, el cual puede adquirir directamente en la DIAN.
Simultáneamente con la solicitud del formulario RUT, usted puede solicitar el formulario para que la DIAN le autorice la numeración para las facturas que usará en su negocio.

AFILIACIÓN A LA ASEGURADORA DE RIESGOS PROFESIONALES (ARP):

Algunas de ellas son: el ISS, Colmena, Suratep, entre otros. Los pasos a seguir son:
Una vez elegida la ARP, el empleador debe llenar una solicitud de vinculación de la empresa al sistema general de riesgos pr5ofesionales, la cual es suministrada sin ningún costo por la ARP, dependiendo el grado y la clase de riesgo de las actividades de la empresa, ellos establecen la tarifa de riesgo la cual es un porcentaje total de la nómina y debe ser asumida por el empleador, dicho valor se debe pagar cada mes.
Adicionalmente debe vincular a cada trabajador, llenando la solicitud de vinculación del trabajador al sistema general de riesgos profesionales.

RÉGIMEN DE SEGURIDAD SOCIAL:

Usted deberá inscribir a alguna entidad promotora de salud (EPS) a todos sus trabajadores, los empleados podrán elegir libremente a que entidad desean vincularse (Coomeva, Susalud, Cafesalud, Cruz Blanca, entre otras). Una vez elegida el empleador deberá adelantar el proceso de afiliación tanto de la empresa como para el trabajador, mediante la diligenciación de los formularios, los cuales son suministrados en la EPS elegida.
El formulario de afiliación del trabajador deberá diligenciarse en original y dos copias, el original es para la EPS, una copia para el empleador y la otra para el trabajador.
El porcentaje total de aportes a salud es de un 12% del salario devengado por el trabajador. El valor resultante se divide en tres partes iguales, de las cuales el trabajador debe pagar una y el empleador las dos restantes.

FONDO DE PENSIONES Y CESANTÍAS:

El empleador debe afiliar a todos los miembros de la empresa al fondo de pensiones, el cual el trabajador podrá elegir. Una vez elegido se llena la solicitud de vinculación, la cual se la suministra el fondo.
Ya vinculado se debe pagar mensualmente el 13.5% del salario devengado por el trabajador, dicho valor se divide en cuatro y de estas el empleador paga tres y una el trabajador.
APORTES PARAFISCALES
Son pagos a que está obligado todo empleador a cancelar sobre el valor de la nómina mensual a través de las cajas de compensación familiar para: Subsidio familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) y SENA.
Para realizar la respectiva inscripción, se debe adquirir un formulario en la Caja donde desea afiliarse (Comfama o Confenalco), donde le entregarán adjunto el formulario de afiliación al ICBF y al SENA.

Los pasos para la afiliación de la empresa son:

· Presentar solicitud escrita, suministrada por la Caja de Compensación Familiar, donde conste: domicilio, NIT, información sobre si estaba afiliado o no a alguna caja de compensación familiar. A la solicitud se le debe anexar lo siguiente:

o Fotocopia de la cédula si es persona natural
o Certificado de existencia y representación legal vigente si es persona jurídica.
o Relación de trabajadores indicando para cada uno: número de cédula, nombre completo y salario actual.
o Formulario diligenciado de afiliación a la empresa.
o Formulario de afiliación del trabajador y de las personas a cargo.
· Para afiliar al trabajador debe:
o Presentar el formulario de inscripción del trabajador debidamente diligenciado.
o Adjuntar los documentos necesarios para inscribir las personas que tengan a cargo trabajadores.
· Una vez esté en la Caja de Compensación Familiar elegida, debe pagar durante los primeros diez días del mes, el valor correspondiente al 9% del total devengado en la nómina mensual, los cuales deberán ser asumidos por el empleador. La distribución del 9% es la siguiente:
o 2% para el SENA.
o 3% para el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.
o 4% para la Caja de Compensación Familiar.

El Maestro



LA DIFÍCIL DECISIÓN DE SER MAESTRO


Platicaba un día un padre con su hijo y decíale éste emocionado:- Padre, llegado ha el momento de decidir qué quiero ser en la vida; mucho he pensado al respecto, pero es tanto el saber humano que mi decisión difícil se ha vuelto.El padre al fin, sabio por experiencia, cuestionó entonces a su vástago de la siguiente manera:- ¿Qué tanto has pensado que te hace dudar?- Mira padre -respondió el hijo-, médico he pensado ser, para curar cuerpos o mentes y cuando al fin he aceptado, cuenta me doy que mucha falta hace quien ayude a impartir justicia al débil y desprotegido, entonces prefiero ser abogado. Luego, siento la necesidad de aprender el secreto del arte de la construcción; de sacar de la piedra bruta un hogar confortable para mis semejantes, es cuando decido ser arquitecto o ingeniero; más es tanto el desarrollo científico que prefiero ser investigador o químico o matemático, o me decido por la contaduría o administración, por la física, por el campo, por los animales, por el espacio exterior...
El padre atento, esbozó una sonrisa y dijo con ese tono que tienen los padres cuando amorosamente pueden aconsejar a sus hijos con la sapiencia que dan los años vividos:- Hijo: doctor, abogado, arquitecto, ingeniero, contador, astrofísico... todo ello puedes ser; y lo lograrás en la profesión que tú no has mencionado. Para alcanzarlo deberás conocer y saber mucho; tu mente deberá convertirse en un transporte de la cultura universal; aún así, deberás poner todo tu empeño en el trabajo a realizar en tu campo de acción.Serás un moldeador de mentes; tú forjarás al médico, al astronauta, al campesino, al constructor, al comerciante, al abogado, al músico; podrás con esta profesión incubar en los corazones de los individuos los sentimientos de amor, bondad, ilusión, tolerancia, libertad, igualdad y fraternidad. Pero mucho cuidado hijo mío, en ésta no puedes cometer errores ya que podrías crear deformidades que se volvieran en contra de sus propios hermanos, por la generación de una ambición desmedida, tan sólo satisfecha por la material sensación del poder. Tendrás por seguidores a los llamados discípulos, ante ellos te presentarás como figura fiel y como imagen del ejemplo mismo. Te volverás todas y cada una de las profesiones existentes.Con el tiempo verás tu reflejo en cada una de las figuras que tú formaste; entonces hijo, con toda tu entrega a esta fascinante y noble profesión, podrás con la mente en alto, otear el horizonte en donde mirarás tus obras, sintiendo en ese instante que has cumplido con los pensamientos que hoy enredan tus ideas y te darás cuenta que con tus palabras y actos has fertilizado las semillas que sembraste en tierra fértil y que se han convertido, o lo harán después, en grandes, fuertes y frondosos árboles que acudirán a darte sombra protectora cuando estés a punto de cumplir con el mandato de la Madre Tierra que exige a su descendencia regresar a ella.Sentirás que tu paso por esta vida no ha sido en vano.Escucha bien hijo mío, si aceptas esta responsabilidad tan grande sobre tus hombros, decídete por la profesión que llevo con orgullo y que en estas palabras venero tanto. Conviértete en Maestro, hijo mío, y sabrás entonces cuánto has ganado.
El hijo comprendió cuál camino debía seguir; y con el corazón latiendo fuertemente y embargado de gran emoción, se acercó a su padre, Maestro de muchas generaciones y secó las lágrimas de honor que de sus ojos habían brotado. Le besó en la frente y decidió al fin en lo que se convertiría: un Maestro que con su trabajo, rinda reconocimiento a la labor de los grandes Maestros que hubiera tenido. Maestros que a él, lo hubieron forjado.

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